Instrukcje BHP w biurze: jakie są obowiązkowe, gdzie powinny się znajdować i co zawierać?
Praca biurowa, choć stosunkowo bezpieczna, łączy się z pewnymi zagrożeniami. Występujące czynniki szkodliwe i uciążliwe mogą wpływać na stan zdrowia i komfort pracowników. Przestrzeganie przepisów BHP i instrukcje BHP pozwalają minimalizować ryzyko związane z zagrożeniami. Podpowiadamy, jakie instrukcje BHP powinny znaleźć się w biurze i jaką pełnią rolą w zapewnieniu bezpiecznego środowiska pracy.
Instrukcje BHP w miejscu pracy
Odpowiednio przygotowane instrukcje sprzyjają bezpiecznemu wykonywaniu obowiązków przez pracowników i jednocześnie pozwalają pracodawcy spełnić wymogi prawne. Konieczność udostępniania pracownikom odpowiednich instrukcji bezpieczeństwa i higieny pracy wynika z rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP. Zgodnie z § 41 ust. 1 pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikom, do stałego korzystania, aktualne instrukcje BHP dotyczące:
- stosowanych w zakładzie procesów technologicznych oraz wykonywania prac związanych z zagrożeniami wypadkowymi lub zagrożeniami zdrowia pracowników;
- obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych;
- postępowania z materiałami szkodliwymi dla zdrowia i niebezpiecznymi;
- udzielania pierwszej pomocy.
Ust. 2 tego paragrafu nakreśla, jakie zapisy powinny znajdować się w instrukcjach BHP – powinny w sposób zrozumiały dla pracowników wskazywać:
- czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem danej pracy;
- zasady i sposoby bezpiecznego wykonywania pracy;
- czynności do wykonania po zakończeniu pracy;
- zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia pracowników.
Znajduje się tam również zapis na temat instrukcji dotyczących prac związanych ze stosowaniem substancji lub mieszanin stwarzających zagrożenie. Powinny one uwzględniać informacje zawarte w kartach charakterystyki tych substancji i mieszanin.
Instrukcje BHP dla pomieszczeń administracyjno-biurowych
Instrukcje BHP w biurze pozwalają minimalizować ryzyko, na jakie narażeni są pracownicy w związku z codziennymi obowiązkami, jednak ważne są nie tylko ze względów bezpieczeństwa. Stosowanie się do instrukcji wpływa także komfort podczas pracy i na jej efektywność. W przestrzeniach biurowych zastosowanie znajdują instrukcje ogólne, np. instrukcja BHP dla pomieszczeń administracyjno-biurowych. Zawierają one podstawowe zasady i wytyczne, które mają na celu zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w środowisku biurowym. Innym rodzajem instrukcji, które mogą mieć zastosowanie w biurach, są instrukcje dotyczące procedur, np. instrukcja przy sprzedaży konsumenckiej. Ważnym elementem wyposażenia pomieszczeń administracyjno-biurowych są instrukcje stanowiskowe obejmujące zasady prawidłowego i bezpiecznego korzystania z urządzeń biurowych, np. instrukcja BHP przy obsłudze maszyny do oprawy dokumentów, instrukcja postępowania na stanowisku pracy z komputerem i drukarką czy instrukcja BHP przy obsłudze kasy fiskalnej.
Instrukcje pierwszej pomocy
W biurze, jak w każdym innym środowisku pracy, może zdarzyć się sytuacja wymagająca nagłej interwencji medycznej. Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów BHP nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom sprawnie funkcjonującego systemu pierwszej pomocy w razie wypadku oraz środków do udzielania pierwszej pomocy. W szczególności pracodawca powinien zapewnić punkty pierwszej pomocy oraz apteczki w poszczególnych oddziałach zakładu pracy. Jak wskazuje § 44 ust. 4, w punktach pierwszej pomocy i przy apteczkach powinny być wywieszone instrukcje o udzielaniu pierwszej pomocy w razie wypadku oraz wykazy pracowników wyznaczonych i odpowiednio przeszkolonych do udzielania pierwszej pomocy. Instrukcje powinny być umieszczane w widocznych miejscach.
Instrukcje ppoż.
Ważnym zagadnieniem w miejscach pracy jest ochrona przeciwpożarowa, czyli działania mające na celu ochronę życia, zdrowia, mienia lub środowiska przed pożarem, klęską żywiołową lub innym miejscowym zagrożeniem. Przy wyposażeniu biura trzeba więc pamiętać nie tylko o ogólnych instrukcjach czy instrukcjach stanowiskowych, takich jak np. instrukcja dotycząca urządzeń biurowych, ale także o instrukcjach dotyczących procedur w razie pożaru i innych sytuacji awaryjnych.
Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt. 6 ustawy o ochronie ppoż. właściciel budynku, obiektu budowlanego lub terenu, zapewniając ich ochronę przeciwpożarową, jest obowiązany zapoznać pracowników z przepisami przeciwpożarowymi. Instrukcje ppoż. zawierają wytyczne na temat zapobiegania pożarom i właściwego postępowania w sytuacjach zagrożenia. Przydatne będą gotowe instrukcje BHP ppoż., takie jak np. instrukcja postępowania na wypadek pożaru, instrukcja gaszenia pożarów podręcznym sprzętem gaśniczym, instrukcja przeciwpożarowa ogólna.
Instrukcje BHP w biurze – FAQ
W biurach stosuje się różnego rodzaju instrukcje BHP: ogólne instrukcje dla pomieszczeń biurowych, instrukcje dotyczące procedur i instrukcje BHP dotyczące obsługi urządzeń biurowych, takich jak np. kopiarek, drukarek czy niszczarek dokumentów. Ważne są również instrukcje pierwszej pomocy oraz instrukcje ppoż.
Z przepisów nie wynika, gdzie konkretnie powinny znajdować się instrukcje BHP. Wiadomo jednak, że pracownicy powinni mieć do nich stały dostęp. Instrukcja BHP dla pracownika biurowego nie powinna więc znajdować się w zamkniętych gabinetach i pomieszczeniach o ograniczonym dostępie. Instrukcje w formie plansz mogą być wywieszone w odpowiednich miejscach, np. przy stanowiskach pracy.
